"นักจัดการเอกสาร" (Records Manager)

            วันนี้เราจะพาทุกคนมารู้จักกับสายงานที่ใครหลาย ๆ คนแทบจะไม่เคยได้ยินชื่อมาก่อน แต่กลับเป็นงานที่เรียกได้ว่าเกี่ยวข้องกับหัวใจหลักขององค์กรเลยก็ว่าได้ ซึ่งนั่นก็คือ อาชีพ “Records Manager” หรือ “Records Management Specialist” หรือที่แปลเป็นภาษาไทยว่า “นักจัดการเอกสาร” นั่นเอง อาชีพนี้จะมีความน่าสนใจและมีความสำคัญอย่างไรบ้าง ตามมาดูกันได้เลยค่ะ

ภาพจาก https://www.ironmountain.com

Who is Records Manager?

    ในประเทศไทยหากพูดถึงคำว่า “นักจัดการเอกสาร” หลาย ๆ คนคงจะอนุมานกันไปว่าอาชีพนี้คงคล้าย ๆ กับบรรณารักษ์ นักสารสนเทศ หรือนักจดหมายเหตุ แต่ในต่างประเทศ อาชีพ “Records Manager” หรือ “นักจัดการเอกสาร” จะมีความแตกต่างกันกับอาชีพเหล่านี้ และมีความหมายที่แคบกว่า โดย “Records Manager” จะหมายถึง ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญที่เฉพาะเจาะจงในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ซึ่งรับผิดชอบการควบคุมเอกสารให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ มีหน้าที่ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร รับไว้ บำรุงรักษา ใช้งาน ตลอดจนทำลายเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ตลอดจนกระบวนการในการรวบรวมและจัดหมวดหมู่เอกสารเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน 

    กล่าวได้ว่า ในการจัดการเอกสารซึ่งก็คือ ทั้งหมดของกระบวนการในการบริหารเอกสารตั้งแต่การสร้างเอกสารตลอดจนเอกสารสิ้นกระแสการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ จะมี “นักจัดการเอกสาร” เป็นผู้รับผิดชอบหน้าที่นี้นั่นเอง

ภาพจาก https://www.macpas.com/employment-records-retention

Records Manager สำคัญต่อองค์การอย่างไร?

    องค์กรต่าง ๆ ที่มีการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรภาครัฐ ภาคเอกชน ทั้งที่มีขนาดเล็ก ขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ ต่างก็ต้องมีการติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพื่อสร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน การติดต่อสื่อสารทางเอกสารจึงเป็นเครื่องมือที่นิยมใช้ในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่งที่สามารถทำให้การติดต่อสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้น ๆ 

    นอกจากนี้เอกสารยังเปรียบเสมือนเป็นบันทึกความทรงจำและเป็นองค์ความรู้ เอกสารที่อยู่ในองค์กรเป็นสิ่งที่บันทึกความรู้ประสบการณ์ขององค์กร เมื่อมีการสะสมเพิ่มพูนก็จะทำให้เกิดเป็นองค์ความรู้ที่มีคุณค่า และเป็นเครื่องช่วยในการบริหารงานในองค์กร โดยเฉพาะในการวางแผน กำหนดยุทธศาสตร์นโยบายการพัฒนาในด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยังไม่หมดแค่นี้ค่ะ เอกสารยังสามารถนำมาใช้เป็นพยานหลักฐานในทางกฎหมายได้และใช้ในการปกป้องสิทธิประโยชน์ไม่ว่าจะเป็นของหน่วยงาน เจ้าหน้าที่ หรือบุคคลอื่น ๆ ได้ โดยเฉพาะกรณีที่มีการฟ้องร้องเกิดขึ้น 

ภาพจาก http://goservicepro.com/tag/document-organization/

    จะเห็นได้ว่าเอกสารนั้นมีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมากเลยใช่ไหมคะ ดังนั้นอาชีพ “นักจัดการเอกสาร” จึงมีบทบาทสำคัญที่จะช่วยควบคุมเอกสารขององค์กรให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่กระบวนการสร้างเอกสารจนกระทั่งสิ้นกระแสการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อองค์กรมีการจัดการที่มีประสิทธิภาพแล้ว ก็จะช่วยส่งเสริมให้องค์กรนั้นประสบความสำเร็จได้ค่ะ

    

    มาถึงต้องนี้ทุกคนคงทราบกันแล้วใช่ไหมคะว่า “นักจัดการเอกสาร” มีความสำคัญต่อองค์กรมากขนาดไหน เราไปดูกันว่าในต่างประเทศ อาชีพนี้ต้องมีคุณสมบัติและทักษะอะไรบ้าง และจะได้รับค่าตอบแทนเท่าไหร่ จากการสืบค้นอาชีพนี้ผ่านเว็บไซต์จัดหางานยอดนิยมอย่าง LinkedIn (https://www.linkedin.com) พบว่ามีหลายองค์กรที่ประกาศรับสมัครงาน “Records Manager ” 

ภาพจาก https://www.glassdoor.com/Photos/SAIC-Office

    SAIC ซึ่งเป็นองค์กรทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและบริการข้อมูล ที่มีรายได้ต่อปีประมาณ 7.1 พันล้านดอลลาร์ โดยมีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเมือง Reston รัฐเวอร์จิเนีย ประเทศสหรัฐอเมริกา SAIC ได้ประกาศรับสมัครงาน Records Manager เพื่อให้ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของ contract team ร่วมกับกระทรวงกลาโหมสหรัฐ (OSD) และสำนักงานที่ปรึกษาทั่วไป (OGC) ที่ Pentagon โดยมีรายละเอียดดังนี้

Description

• ทำงานทุกวันกับเจ้าหน้าที่สำนักงานที่ปรึกษาทั่วไปและเจ้าหน้าที่สำนักงานกระทรวงกลาโหมสหรัฐ
• จัดทำดัชนีและจัดการเอกสาร 
• พัฒนาและรักษานโยบายและขั้นตอนในการจัดเก็บและกำจัดเอกสารตามมาตรฐาน DoD 
• ตรวจสอบและจัดทำดัชนีไฟล์ก่อนที่จะส่งไปจัดเก็บ
• ระบุข้อกำหนดและขั้นตอนด้านความปลอดภัยสำหรับการจัดการและจัดเก็บเอกสารที่จัดประเภทอย่างถูกต้องด้วย NARA
• เข้ารหัสและจัดหมวดหมู่เอกสารสำหรับไฟล์ดิจิทัล
• แปลงไฟล์เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงการเตรียมเอกสาร การสแกน และการถ่ายโอนเอกสารที่สแกนแล้วไปยังสื่อจัดเก็บข้อมูล และตรวจสอบอีกครั้ง

Qualifications

• มีประสบการณ์ที่เกี่ยวกับงานจัดการเอกสารมากกว่า 7 ปี

Required Experience/Skills

• มีประสบการณ์ที่เกี่ยวกับการทำงานจัดการเอกสารกับกระทรวงกลาโหมมากกว่า 3 ปี
• มีความสามารถในการทำความเข้าใจ ตรวจสอบและวิเคราะห์เอกสารที่มีความซับซ้อน
• มีความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดและขั้นตอนในการรักษาความปลอดภัยสำหรับการจัดการและจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม
• มีความชำนาญในการใช้โปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel, และ PowerPoint) 
• มีทักษะในการเขียน การสื่อสาร และทักษะในการคิดวิเคราะห์
• สามารถทำงานร่วมกับคนอื่นได้เป็นอย่างดี

Salary

    ค่าตอบแทนประมาณ 60,000 ดอลลาร์สหรัฐ (USD) ต่อปี คิดเป็น 5,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน หรือเทียบเท่ากับเงินบาทของไทยคือปีละ 1,807,200 บาท (THB) ตกเดือนละ 150,600 บาท 

ภาพจาก https://www.bitrix24.com

Records Manager น่าสนใจอย่างไรในยุคปัจจุบัน?    

    ปัจจุบันแม้ว่าในประเทศไทยอาชีพนี้จะไม่เป็นที่รู้จัก แต่ในต่างประเทศ Records Managerกลับเป็นที่ต้องการของหลาย ๆ องค์กร เพราะการจัดการเอกสารให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพนั้นนี้มีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก หลาย ๆ องค์กรจึงได้เสนอค่าตอบแทนที่ค่อนข้างสูงมากทีเดียว จะเห็นได้ว่าอาชีพนักจัดการเอกสารน่าสนใจมากใช่ไหมคะ แต่อย่างไรก็ตามอาชีพนี้ไม่ใช่ว่าใครจะเป็นก็ได้นะคะ แต่จะต้องเป็นคนที่มีความรู้และทักษะเฉพาะในด้านนี้ด้วย ดังนั้นถ้าใครสนใจในสายอาชีพนี้ก็ไปหาข้อมูลเพิ่มเติมและเริ่มฝึกฝนตนเอง เพิ่มพูนความรู้และทักษะไปเรื่อย ๆ ผู้เขียนเป็นกำลังใจให้ค่ะ 

    

    สำหรับการรีวิวอาชีพ “นักจัดการเอกสาร” ก็จบเป็นที่เรียบร้อยแล้วค่ะ Blog ต่อไปเราจะมาเล่าเรื่องที่น่าสนใจอะไรอีกนั้น รอติดตามกันด้วยนะคะทุกคน

อ้างอิง

AGCAS. (ม.ป.ป). Records Manager. สืบค้นเมื่อ 16 มกราคม 2564, จาก https://www.prospects.ac.uk/job-profiles/records-manager

LinkedIn. (ม.ป.ป). SAIC. สืบค้นเมื่อ 16 มกราคม 2564, จาก https://www.linkedin.com/company/saicinc?trk=public_jobs_topcard_org_name

SOCIETY OF America Archivists. (ม.ป.ป). Records Manager. สืบค้นเมื่อ 17 มกราคม 2564, จาก https://dictionary.archivists.org/entry/records-manager.html

 

TARGET Jobs. (ม.ป.ป). RECORDS MANAGER: JOB DESCRIPTION. สืบค้นเมื่อ 17 มกราคม 2564, จาก https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278259-records-manager-job-description